Ein Tender ist kein Abschluss.
Er ist der Startschuss.
Die meisten Einkaufslösungen enden dort, wo die eigentliche Arbeit beginnt. u-tender begleitet Sie durch den gesamten Einkaufszyklus, vom ersten RFQ bis zur letzten Rechnung. Contract Management, Monitoring & Controlling, Rate Calculator, Spot Deals, Rechnungskontrolle, Lieferantenbewertung. Transparent, kontrolliert, nachweisbar.
6 Module – eine Plattform, kein Bruch
Bis zu 70 % Zeitersparnis vs. manuelle Prozesse
100 % Compliance & Audit-Sicherheit
Der Tender lief professionell durch.
Danach passierte nichts.
Zwischen zwei Ausschreibungen verlieren die meisten Einkaufsteams den Überblick. Die auf dem Papier verhandelten Einsparungen erscheinen nie in der GuV. Und wenn das Problem sichtbar wird, ist das Jahr vorbei.
1
Der Zyklus startet jedes Mal bei null
Zwischen zwei Tendern fehlt der Überblick. Beim nächsten Zyklus beginnt die Datensammlung von vorne – als hätte es den letzten Tender nie gegeben. Keine Kontinuität, kein institutionelles Gedächtnis.
2
Verhandelte Einsparungen erreichen die GuV nicht
Ob das Problem beim Dienstleister liegt, im Vertrieb oder in der Disposition: es bleibt im Dunkeln. Der Erklärungsdruck wächst. Die Antworten fehlen. Und der Einkauf trägt die Last.
3
Spot Deals, Rechnungen, Verträge – alles unkontrolliert
Kein harmonisierter Prozess. Unklare Zuständigkeiten. Lokale Teams kaufen ad hoc außerhalb kontraktierter Raten. Am Ende des Jahres ist es zu spät zum Gegensteuern.
u-tender schließt genau diese Lücken.
Wir haben u-tender entwickelt, weil wir nach fast 20 Jahren Beratung im Einkauf wissen: Ein professioneller Tender allein reicht nicht. Was danach passiert, entscheidet über den echten Erfolg. u-tender bildet den gesamten Einkaufszyklus in einer Lösung ab, von der Ausschreibung über Contract Management und Monitoring bis zur Rechnungskontrolle. Kein Bruch zwischen den Phasen. Keine blinden Flecken mehr. Und endlich Einsparungen, die sich auch in der GuV wiederfinden.
Konkrete Zahlen.
Aus echten Projekten.
Diese Zahlen stammen aus OCCON-Mandaten mit Kunden aus Logistik, Industrie und FMCG in Europa, nicht aus Marketingmaterialien.
Typische Einsparungen beim Erst-Tender: für Kunden, die erstmals einen professionellen kompetitiven Ausschreibungsprozess durchführen.
Bis zu 70 % weniger Zeitaufwand für Ausschreibungs- und Einkaufsprozesse gegenüber manuellen Methoden: Kapazität frei für strategische Arbeit.
Jeder Schritt dokumentiert. Jedes Angebot validiert. Jeder Award nachvollziehbar. u-tender macht Compliance zum Nebenprodukt des normalen Prozesses.
93 % der Kunden arbeiten nach dem ersten Projekt weiter mit OCCON und u-tender, über einen Zeitraum von fünf oder mehr Jahren.
Was sich ändert, wenn Sie von
manuell auf u-tender wechseln.
Vier Phasen des Einkaufszyklus, jeweils mit dem Bild vor und nach u-tender. Die Unterschiede sind nicht inkrementell. Sie sind strukturell.
1
Die Ratenbibel,
die niemand findet.
DAS PROBLEM
Vertragsanpassungen werden dezentral nachgehalten. Fuel-Klauseln werden manuell gepflegt oder gar nicht. Ratenversionen kursieren per E-Mail. „Wer hat die aktuelle Ratenbibel?“, eine Frage, die niemand sicher beantworten kann.
MIT U-TENDER
Eine zentrale Ratenbibliothek. Immer aktuell, immer zugänglich. Alle Anpassungen dokumentiert, kommuniziert und auf Wunsch per Schnittstelle direkt in Ihre Systeme übertragen. Die aktuelle Version hat immer nur einer: Sie.
2
Einsparungen auf dem Papier.
Nichts in der GuV.
DAS PROBLEM
Die im Tender errechneten Einsparungen erscheinen nicht in der GuV. Extrakosten werden erst am Ende der Laufzeit sichtbar. Wo genau das Problem liegt, beim Dienstleister, im Vertrieb oder in der Disposition, bleibt unklar.
MIT U-TENDER
Monatliche Controlling-Zahlen mit klarer Trennung: Forecast vs. Ist vs. Awarded. Mengeneffekt vs. Dienstleister-Performance: klar unterschieden. Sie sehen sofort, wo das Problem liegt – und können gegensteuern, solange es noch hilft.
3
Kalkulationsanfragen als permanente Unterbrechung.
DAS PROBLEM
Der Vertrieb fragt ständig nach Kalkulationen, ein klassischer Zeitfresser. Spot Deals entstehen irgendwo im Unternehmen ohne Transparenz, ohne Kontrolle und ohne harmonisierten Prozess. Niemand hat das Gesamtbild.
MIT U-TENDER
Kosten von A nach B in Sekunden, alle kontraktierten Optionen inklusive Transportzeit auf einen Blick. Kein Angebot verfügbar? Direkt einen Spot Deal starten. In unter einer Minute, mit klaren Freigabeprozessen und globaler Übersicht über jeden Einkaufsvorgang.
4
Kleine Fehler,
die sich
still summieren.
DAS PROBLEM
There is no capacity for 100% invoice verification. Small deviations slip through and accumulate quietly. Supplier evaluations end up in Excel, cumbersome, non-GDPR-compliant, low participation, barely meaningful.
MIT U-TENDER
Vollständige Rechnungsprüfung, zunächst als ausgelagerter Service, schrittweise automatisiert. Lieferantenbewertung mit offenem Zugang, flexibler Gewichtung und sofort verfügbaren Auswertungen – als belastbare Grundlage für Lieferantengespräche und Qualitätsdokumentation.
Sechs Module. Eine Plattform.
Nur was Sie brauchen.
Jedes Modul kann unabhängig aktiviert werden. Die meisten Kunden starten mit ein bis zwei Modulen und erweitern wenn sie die Ergebnisse sehen. Pay per Use – keine Paket-Pflicht, keine Mindest-Commitments.
Contract Management
Eine Ratenbibel, immer aktuell, immer zugänglich. Anpassungen, Fuel-Klauseln, Lieferantenwechsel zentral dokumentiert.
Monitoring & Controlling
Einsparungen sichtbar machen und nachweisen. Forecast vs. Ist vs. Awarded. Erkennen wo Abweichungen entstehen, vor Jahresende.
Rate Calculator
Kalkulation von A nach B in Sekunden statt Stunden. Entlastet den Einkauf von täglichen Kalkulationsanfragen.
Spot Deals
Transparenz und Kontrolle über jeden Ad-hoc-Deal. Freigabeprozess in unter einer Minute. Globale Übersicht.
Rechnungskontrolle
100 % Rechnungsprüfung – zunächst als Service, schrittweise automatisiert. Nichts rutscht mehr durch.
Lieferantenbewertung
Einfach, skalierbar, DSGVO-konform. Offener Zugang für alle Bewerter, flexible Gewichtung, Ergebnisse sofort verfügbar.
Von denen, die es aus der Praxis kennen.
OCCON's insights into best practices resulted in significant cost savings for our operations. Today, we use u-tender and OCCON's premium service to calculate, implement, and publish monthly diesel adjustments as needed, based on the floater used.
Without their expertise, we would not have secured such a favorable outcome. I would gladly work with them again.
Steinbeis Papier uses OCCON’s „u-tender“ e-sourcing platform to tender our logistics services and other selected commodities.
„u-tender“ convinces both us and our suppliers with an extremely high-performance user interface, which is usually understood right away without any explanation or support.
Häufige Fragen
zu den Advanced Solutions.
Die Fragen, die Einkaufsleiter, CFOs und CPOs am häufigsten zum Thema Einkaufszyklus-Management jenseits der Ausschreibung stellen.
Was ist Einkaufszyklus-Management und warum ist es über Ausschreibungen hinaus wichtig?
Einkaufszyklus-Management bezeichnet die kontinuierliche Steuerung aller Beschaffungsaktivitäten – nicht nur des periodischen Tenders. Ein Tender verhandelt die Raten; aber zwischen Tendern ändern sich Raten durch Fuel-Klauseln und Indexierungen, Lieferanten rechnen falsch ab, lokale Teams kaufen ad hoc außerhalb vereinbarter Verträge, auf dem Papier verhandelte Einsparungen erscheinen nie in der GuV. u-tender Advanced Solutions schließen diese Lücken: Contract Management pflegt die aktuelle Ratenstruktur, Monitoring & Controlling verfolgt ob Einsparungen realisiert werden, Spot Deals erfassen Ad-hoc-Käufe, und die Rechnungskontrolle verifiziert korrekte Abrechnung.
Warum erscheinen verhandelte Einkaufs-Einsparungen oft nicht in der GuV?
Verhandelte Einsparungen verfehlen die GuV aus drei Hauptgründen: Mengenverschiebungen (mehr oder weniger wurde eingekauft als prognostiziert), Lieferanten-Non-Compliance (falsche Rechnungsstellung gegen vereinbarte Raten) und unkontrollierte Ad-hoc-Einkäufe, die kontraktierte Lieferanten umgehen. u-tender Monitoring & Controlling trennt diese Effekte klar, unterscheidet Preiseffekt von Mengeneffekt und Dienstleister-Performance sodass Einkaufsteams exakt erkennen, wo die Abweichung entsteht, und vor Jahresende gegensteuern können.
Was ist ein Spot Deal im Einkauf und wie managt u-tender ihn?
Ein Spot Deal ist ein Ad-hoc-Einkauf außerhalb des Vertragsrahmens, wenn Kapazität nicht verfügbar ist, eine Route nicht durch den bestehenden Vertrag abgedeckt ist oder eine dringende Sendung ein einmaliges Angebot erfordert. Ohne kontrollierten Prozess entstehen diese Deals informell, außerhalb der Einkaufs-Transparenz. In u-tender werden Spot Deals in unter einer Minute mit definierten Freigabeprozessen abgewickelt. Jeder Spot-Einkauf wird automatisch für das monatliche Controlling und Audit-Zwecke erfasst: globale Transparenz über alle Ad-hoc-Aktivitäten.
Wie funktioniert die Rechnungskontrolle in u-tender?
Können die Advanced Solutions Module einzeln aktiviert werden?
Ja. Jedes Modul kann unabhängig aktiviert werden. Es gibt keine Mindestpaket-Anforderung. Viele Kunden starten mit Tender Management und Contract Management, ergänzen dann Monitoring & Controlling sobald die Vertragsdaten strukturiert sind, und fügen Rechnungskontrolle hinzu wenn Kapazität vorhanden ist. Das Pay-per-Use-Modell bedeutet, dass Kunden nur zahlen, was sie aktivieren und nutzen. OCCON empfiehlt eine logische Aktivierungsreihenfolge basierend auf der aktuellen Situation, dies wird typischerweise im Erstgespräch festgelegt.
Bereit, den gesamten Einkaufszyklus
unter Kontrolle zu bringen?
Lassen Sie sich u-tender in einer Live-Demo zeigen: konkret, praxisnah, ohne Verkaufsshow. 30 Minuten, die sich lohnen. Direkt mit Sabrina oder Joachim, Geschäftsführung OCCON.
- Kostenlos & unverbindlich
- Live-Demo der relevanten Module
- Rückmeldung innerhalb 24 Stunden